Come Far Approvare un Lavoro in Assemblea

Se hai già visto un'assemblea rinviare due volte lo stesso lavoro, conosci la scena. Si arriva alle nove di sera, si discute un'ora, qualcuno dice che bisognerebbe sentire un altro preventivo, qualcun altro che prima bisognerebbe capire da dove viene l'acqua, e si rimanda alla prossima. Nel frattempo passa un altro inverno.

La cosa curiosa è che quasi nessuno esce da quella riunione pensando di essere contrario al lavoro. Sono tutti d'accordo che va fatto. Semplicemente non c'era abbastanza per votarlo.

Questo articolo è scritto dal punto di vista di chi il lavoro poi lo esegue, e quindi vede lo stesso film molte volte all'anno. Non è una guida legale: per le maggioranze del caso specifico c'è l'amministratore. È l'elenco delle cose che, viste da fuori, decidono se un lavoro parte o resta fermo.

Il lavoro non lo blocca il prezzo

È la convinzione più diffusa e la più sbagliata. Chi vuole far approvare un intervento passa settimane a cercare il preventivo più basso, convinto che il numero sia l'ostacolo.

Nella pratica succede il contrario. Il preventivo basso arriva in assemblea, qualcuno chiede cosa comprende esattamente, nessuno sa rispondere, e quella incertezza diventa il motivo del rinvio. Un preventivo più caro ma leggibile, con le voci separate e scritto quello che non è compreso, regge la discussione.

L'assemblea non deve scegliere l'offerta più bassa: sceglie quella che ritiene più conveniente. E la convenienza, quando i condomini devono metterci i soldi propri, comprende il non trovarsi con dei costi in più a metà lavoro.

Prima: accertare la causa, non raccogliere preventivi

È l'inversione che fa perdere più tempo di tutte. Si parte chiedendo tre preventivi su un problema che nessuno ha diagnosticato.

Il risultato è prevedibile: tre imprese guardano lo stesso muro, immaginano tre lavori diversi e scrivono tre numeri che non si possono confrontare. Uno prevede di rifare tutto, uno di intervenire solo dove si vede, uno una via di mezzo. In assemblea quei tre numeri sembrano dire che qualcuno sta esagerando, e la reazione naturale è chiedere un quarto preventivo.

La strada che funziona è l'opposta:

• Un tecnico accerta la causa e definisce l'intervento. Non serve una perizia da tribunale: spesso basta mezza giornata e una relazione di poche pagine.
• Le imprese preventivano quello, la stessa opera con le stesse quantità. Da quel momento i numeri sono confrontabili davvero.
• L'assemblea vota su una cosa definita, non su tre ipotesi. È la differenza fra una riunione di un'ora e tre riunioni da tre.

Il costo del tecnico è quasi sempre inferiore alla differenza fra i preventivi che si stava cercando di risparmiare, e sicuramente inferiore a un anno di rinvii.

L'ordine del giorno: la riga che fa cadere le delibere

È la parte più sottovalutata, perché sembra una formalità dell'amministratore. In realtà è il punto su cui una delibera può essere impugnata mesi dopo, quando il cantiere è già aperto.

Un ordine del giorno che dice lavori di manutenzione stabile non dice niente. Chi non era presente non poteva sapere se si sarebbe parlato di duemila euro o di centomila, e quindi non poteva decidere se valeva la pena venire.

Un ordine del giorno che regge dice quattro cose:

• Quale opera, descritta in modo che si capisca senza aprire allegati. Non i lavori sul tetto: il rifacimento del manto impermeabile della copertura piana del corpo A.
• Quanto costa, con l'importo del preventivo che si porta al voto. Non un ordine di grandezza.
• Come si ripartisce, soprattutto quando non è la ripartizione ordinaria per millesimi. È il punto che genera più contestazioni a posteriori.
• Come si paga, con le rate e le scadenze, e la costituzione del fondo speciale quando serve.

Scriverlo così costa dieci minuti all'amministratore. Non scriverlo così può costare l'annullamento di una delibera con il ponteggio già montato.

Gli assenti si convincono prima, non la sera stessa

Nelle assemblee condominiali il voto non si perde per opposizione: si perde per assenza. Chi non viene non è contrario, semplicemente non c'è, e la sua quota millesimale manca lo stesso.

È il problema numero uno negli edifici con molte seconde case, dove metà dei proprietari abita altrove e non si sposta per una riunione serale. Ed è il motivo per cui certi lavori restano fermi anni in condomini dove nessuno è contrario.

• Mandare la documentazione prima, non l'avviso e basta. Chi riceve solo la convocazione decide se venire in base al fastidio. Chi riceve anche due foto della macchia e mezza pagina che spiega il problema decide in base al problema.
• Chiamare gli assenti abituali. Non per convincerli: per sapere se possono delegare qualcuno. Le deleghe hanno dei limiti numerici, quindi vanno distribuite, non concentrate su una persona sola.
• Dire quanto costa non fare niente. Un'infiltrazione attiva non resta ferma: bagna il massetto, arriva al solaio, e a quel punto si passa da rifare un manto a ripristinare una struttura. È l'argomento che sposta più voti di qualsiasi sconto.
• Fissare l'orario pensando a chi deve arrivare da fuori. Banale, e quasi mai fatto.

Portare l'impresa in assemblea

È una cosa che facciamo su richiesta e che consigliamo, ma va fatta bene, perché fatta male è controproducente.

Funziona quando l'impresa viene per rispondere alle domande tecniche mentre tutti sono nella stessa stanza. Quanto dura il cantiere, dove va il ponteggio, cosa succede ai balconi durante i lavori, come si gestisce chi ci abita. Sono le domande che, se restano senza risposta, diventano il motivo del rinvio.

Non funziona quando l'impresa viene a vendere. In un'assemblea si percepisce subito, e da quel momento ogni cosa che dice viene letta come parte di una trattativa.

La regola pratica: si risponde alle domande, si dice chiaramente cosa non è compreso nel preventivo, e non si sta nella stanza durante la votazione.

Sono i sei rinvii che vediamo più spesso. Nessuno riguarda il prezzo.

E se il problema non può aspettare l'assemblea?

Capita, e la legge lo prevede. Ma le due strade possibili sono strette, e conviene conoscerle prima di trovarsi dentro l'emergenza.

• L'amministratore può ordinare lavori straordinari urgenti senza aspettare il voto, salvo poi riferirne nella prima assemblea. È la strada normale, e va sollecitata per iscritto: una mail che descrive il problema e chiede l'intervento urgente mette l'amministratore nella condizione di agire, e mette a verbale la data.
• Il singolo condomino che agisce di sua iniziativa non ha diritto al rimborso, salvo che si tratti di spesa urgente. La parola urgente qui è tutto: chi ripara di fretta e poi presenta la fattura, senza aver documentato l'urgenza né avvertito nessuno, molto spesso quella spesa se la tiene.

La differenza fra le due situazioni la fanno due cose banali: una comunicazione scritta prima di intervenire e delle foto datate. Costano zero e cambiano l'esito della discussione mesi dopo.

Le maggioranze, senza fare gli avvocati

Le maggioranze le stabilisce l'art. 1136 c.c. e le applica l'amministratore al caso concreto: quello che segue serve solo a farsi un'idea del perché certi lavori passano facilmente e altri no.

La logica di fondo è una sola: più un intervento cambia l'edificio rispetto a com'era, più consenso serve. La manutenzione, anche costosa, chiede meno consenso di un'innovazione che aggiunge qualcosa che prima non c'era. Ed è il motivo per cui conviene distinguere le due cose nell'ordine del giorno invece di impastarle in un'unica voce.

Il caso tipico: si vota il rifacimento di una facciata ammalorata e dentro lo stesso punto ci si mette anche il cappotto termico, che facciata ammalorata non è. La conseguenza pratica è che l'intera delibera può reggere sulla maggioranza più difficile da raggiungere, invece che sulla più facile. Separando i due punti si vota la manutenzione con la sua maggioranza e l'innovazione con la sua, e nel peggiore dei casi passa almeno la prima.

Dopo il voto: i trenta giorni e la stagione

Una delibera approvata non è un cantiere aperto, e sottovalutare quello che c'è in mezzo è il motivo per cui molti lavori slittano di un anno.

• Trenta giorni per l'impugnazione. È il termine entro cui un condomino assente o dissenziente può contestare la delibera. Molte imprese, ragionevolmente, non fissano la data di inizio prima che sia passato.
• La pratica edilizia, se serve. I tempi li detta il Comune, non l'assemblea, e cambiano molto da un ufficio all'altro.
• L'occupazione di suolo pubblico per il ponteggio. Sulla riviera, nei mesi di stagione, può essere semplicemente esclusa: allora il lavoro non slitta di settimane ma di mesi.
• La disponibilità dell'impresa. Chi lavora bene è occupato, e un condominio che delibera a maggio raramente trova una squadra libera a giugno.

Messi in fila, sono i mesi che spiegano perché una facciata decisa in primavera si fa d'autunno, e una decisa in autunno si fa la primavera dopo. Chi vuole lavorare in una stagione precisa deve deliberare due stagioni prima.

Il fondo speciale, e perché conviene invece di spaventare

Quando si approvano opere di manutenzione straordinaria la legge prevede la costituzione di un fondo speciale di importo pari all'ammontare dei lavori, che può essere costituito in relazione agli stati di avanzamento se il contratto lo prevede.

Nelle assemblee questo passaggio viene spesso presentato come una complicazione, e a volte come una brutta notizia. In realtà è l'unica cosa che protegge i condomini che pagano da quelli che non pagano, ed è anche quello che permette a un'impresa seria di programmare il lavoro invece di rincorrere gli incassi.

Presentato per quello che è, un fondo per stati di avanzamento, sposta voti invece di perderli: si paga man mano che il lavoro si vede, non tutto prima.

Domande Frequenti

Se il lavoro che devi far approvare riguarda un terrazzo che copre altri appartamenti, guarda prima chi paga il lastrico solare: la ripartizione va scritta nell'ordine del giorno, non discussa dopo.

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